Zeit ist Geld. Das gilt vor allem im Job, da man seine Aufgaben immer bis zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einer bestimmten Zeit erledigen muss. Zeit- und Aufgabenmanagement ist also einer der wichtigsten Skills, den man im Arbeitsleben braucht. Um seine Zeit möglichst effektiv zu nutzen, gibt es verschiedene Methoden. Drei dieser Methoden haben wir zusammengefasst.
Eisenhower-Matrix
Dieses Prinzip dient zur Priorisierung der Aufgaben und soll durch die so geschaffene Struktur Zeit sparen. In der Matrix werden Aufgaben in “wichtig” und “nicht wichtig” sowie in “dringend” und “nicht dringend” unterteilt. Aus diesen Angaben entstehen vier Aufgabenfelder, die der Wichtigkeit nach von A bis D sortiert werden.
Aufgaben die in dem Feld “wichtig” + ”dringend” landen sind A Aufgaben und müssen sofort von einem selbst erledigt werden.
Aufgaben im Feld “wichtig” +” nicht dringend” sind B-Aufgaben und müssen bis zu einem festgelegten Datum von einem selbst erledigt werden.
C-Aufgaben kommen in das Feld “nicht wichtig” + ”dringend” und können an andere weitergegeben werden.
“Nicht wichtige” + ”nicht dringende” Aufgaben kommen auf die Ablage oder werden verworfen.
Die Pomodoro-Technik
Diese Technik beruht auf dem Gedanken: Mehr Pausen gleich mehr Produktivität. Jeder kennt es, wenn man sich lange Zeit konzentrieren muss, schweifen die Gedanken immer schneller ab und die Versuchung ans Handy zu gehen oder andere Dinge zu tun, steigt stark an. Um genau das zu vermeiden, setzt die Pomodoro-Technik auf regelmäßige Pausen, welche im Wechsel zu den Arbeitsphasen stehen. Durch diesen Wechsel wird eine große Aufgabe, welche vorher vielleicht überwältigend wirken kann, in mehrere Abschnitte unterteilt, um so mehrere Teilerfolge und – abschnitte zu schaffen. Die Arbeitsphasen sind 25 Minuten lang, gefolgt von einer fünfminütigen Pause. So kann sich das Gehirn immer wieder erholen und die Konzentrationsphasen besser bewältigen.
SMART-Methode
Je genauer ein Ziel bzw. eine Aufgabe definiert ist, umso einfacher ist es, sie zu erledigen. Aus diesem Grund wurde die SMART-Methode erfunden. Hierbei steht jeder Buchstabe des Wortes SMART für einen Punkt, den man beachten muss.
S=spezifisch: Eine Aufgabe muss klar definiert sein. Je spezifischer, desto besser. Ungenaue Angaben führen zu Missverständnissen und Problemen im Zeitplan
M=messbar: Der Prozess muss messbar sein. Hat man
A=attraktiv: Das zu erreichende Ziel sollte attraktiv sein, sodass man auch gerne auf dieses hinarbeitet.
R=realistisch: Zu hochgesteckte Ziele können schnell dazu führen, dass man unmotiviert ist, da das gesteckte Ziel nicht erreichbar ist, egal wie sehr man sich anstrengt. Das richtige Maß ist entscheidend.
T=terminiert: Es muss einen Schlusstermin geben, welcher der Aufgabe einen zeitlichen Rahmen setzt.
Eine SMARTes Ziel könnte man wie folgt formulieren: Der Umsatz des Unternehmens soll bis zum Ende des nächsten Geschäftsjahres um 10% gesteigert werden.