Für alle, die sich fragen, warum sie die elektronische Signatur in ihrem Unternehmen einführen sollten und wie sie sie in ihrer Personalabteilung schnell umsetzen können, ist dieser Artikel genau das Richtige!
Was ist das Prinzip der elektronischen Signatur?
Die elektronische Signatur ist ein Verfahren, das den Unterzeichner eines Dokuments wie eines Arbeitsvertrags authentifiziert und die Integrität des Dokuments gewährleistet. Die elektronische Version hat streng genommen denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift. Genau genommen heißt es seit dem 13. März 2000 in Artikel 1316 des Zivilgesetzbuchs, dass die elektronische Signatur genauso ein wörtlicher Beweis ist wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie ist nämlich „ein zuverlässiges Identifikationsverfahren, das ihre Verbindung mit der Urkunde, an die sie sich anhängt, gewährleistet“.
Für welche Dokumente der Personalabteilung?
Die Personalabteilungen müssen häufig eine große Anzahl von Dokumenten und damit manchmal vertrauliche Daten mit den Beschäftigten des Unternehmens sowie mit externen Gesprächspartnern austauschen. Einige dieser Dokumente betreffen mehrere Unterzeichner und erfordern eine oder mehrere elektronische Signaturen. So können Sie aus der Ferne und mit einem Klick HR-Dokumente unterzeichnen, die für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens grundlegend sind:
- Arbeitsverträge
- Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag
- Interne Vorschriften
- Sicherheits-, Vertraulichkeits- und Covid-Regeln
- Einladungen
- Dokumente zum Vertragsende
Die 3 Ebenen der elektronischen Signaturen
Es gibt heute 3 Signaturstufen, aber wissen Sie, wie Sie Ihre Wahl treffen können?
- Die einfache elektronische Signatur (SES) ist die erste Stufe der Signatur. Sie eignet sich für die Unterzeichnung von Angeboten, Rechnungen, Mietverträgen, AGB, etc.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) hat eine höhere Sicherheitsstufe. Sie ermöglicht eine eindeutige Identifizierung des Eigentümers und erfüllt die eIDAS-Kriterien. Sie können unterschreiben: Bestellscheine, Partnerschaftsverträge, Arbeitszeugnisse, Eröffnung eines Bankkontos, etc.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet das höchste Sicherheitsniveau, aber ihre Verwendung ist immer noch strenger als die beiden anderen Niveaus.
5 Vorteile der elektronischen Signatur zur Steigerung Ihrer HR-Leistung
Sicherheit & Rechtskonformität
Die elektronische Signatur garantiert sowohl die Authentizität Ihrer Unterschrift als auch die Integrität des Dokuments.
Effizienz
Stellen Sie sich vor, dass ein einziger Klick genügt, um Ihre automatisierten und sicheren Prozesse zur Einholung von Unterschriften bei Ihren Mitarbeitern in Gang zu setzen.
Aufwertung der Arbeitgebermarke
Die Pflege der Arbeitgebermarke ist heute ein unumgängliches Zeichen, um Mitarbeiter anzuziehen und zu binden.
Wirtschaftlich
Ob in materieller oder immaterieller Hinsicht: Sie werden Geld sparen!
Ökologisch & CSR
Wenn Ihr Unternehmen ökologisch orientiert ist und/oder seine CSR-Politik weiterentwickelt, hilft Ihnen die Nutzung einer Lösung für elektronische Signaturen dabei, Ihre CO2-Belastung zu reduzieren.
Beschleunigen und vereinfachen Sie Geschäftsprozesse mit der E-Signatur by Yousign
Mit der innovativen API wird die E-Signatur-Lösung schnell und einfach in Ihre HR-Software oder andere Branchensoftware integriert. Die elektronische Signatur ist qualifiziert und garantiert sowohl die Authentizität der Unterschrift als auch die Integrität des Dokuments.
Bei Yousign stehen Ihnen Teams zur Verfügung, um Sie bei Ihrem Entmaterialisierungsprozess zu unterstützen und Ihnen zu ermöglichen, den Großteil Ihrer Ressourcen auf die Ausübung Ihres Berufs zu konzentrieren.