Seien Sie mal ehrlich: Wissen Sie zur jeder Zeit, wie der aktuelle Stand Ihrer Projekte ist? Wo es hakt und wo erste Erfolge sichtbar sind? Fakt ist: Je mehr Projekte Sie haben, umso mehr Beteiligte sind involviert und umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte chaotisch verlaufen. Im schlimmsten Fall verlieren Sie die Übersicht und verbrennen Geld. Und am Ende können Sie keine Erfolge vorweisen und verlieren Kunden. Doch gibt es dafür keine Lösung? Die gibt es und nennt sich BPM (http://www.ser.de/themen/was-ist-bpm.html). Doch was ist BPM und wieso hilft Sie bei der kontinuierlichen Optimierung des Workflows? Der folgende Artikel schafft Aufklärung.
Business Process Management – was ist das?
Geschäftliche Prozesse managen, so in etwa könnte man den englischsprachigen Begriff BPM übersetzen. Doch viel schlauer sind Sie als Leser jetzt auch nicht. Die Frage, die sich bei diesem Wort stellt, ist Folgende: Was ist das und was kann ich damit anfangen? Die EABPM (European Association of Business Process Management) definiert BPM so:
„Business Process Management ist ein systematischer Ansatz, um sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit nachhaltig die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Prozessziele zu erreichen. BPM umfasst die bewusste, gemeinsame und zunehmend IT-unterstützte Bestimmung, Verbesserung, Innovation und Erhaltung von End-to-end-Prozessen.“
Klingt einleuchtend, oder? Doch beim BPM steckt der Teufel im Detail und die Komplexität des BPM sollte man nicht unterschätzen! Innerhalb des BPM gibt es zwei Teildisziplinen, die heterogene Abläufe besitzen. Ich möchte Sie einmal kurz vorstellen:
Alles ist automatisch – Normative Business Process Management
Zuallererst muss man die Komplexität von wirtschaftlichen Prozessen verstehen. Viele Handlungen und Aktionen laufen parallel ab und unterschieden sich in ihrem Umfang und Zeitbudget. Damit Prozesse besser strukturiert werden können, unterscheidet das BPM zwei Disziplinen: Das normative Business Process Management und das adaptive Business Process Management. Die erste Teildisziplin wird auch Production Workflow genannt. Bei dem ersten Modell ist der Ablauf vorher schon bekannt. Sie haben also einen konkreten Startpunkt und wissen, wann dieser endet. Denken Sie an Ihren wöchentlichen Putzplan: Sie wissen, dass Sie mit der Küche anfangen wollen und das Finale Ihrer Putzaktion findet im Wohnzimmer statt. Sie wissen vorab, welche Produkte Sie einsetzen müssen und können eine ungefähre Zeit kalkulieren. Dass ein weiterer Raum spontan geputzt werden muss, ist so gut wie ausgeschlossen. Sie merken, dass Ihr Putzplan automatisiert abläuft. Sie haben einen Production Workflow. Klingt doch logisch, oder?
Adaptive Case Management – Alles, nur nicht automatisch
Die zweite Teildisziplin ist schon etwas komplizierter, denn sie ist eben nicht automatisiert. Sie wird oftmals auch Adaptive Case Management oder Ad-hoc-Workflow genannt. Selbstverständlich gibt es auch dort einen Startpunkt, aber das Zeitbudget und die Prozesse können sich jederzeit ändern. Hier ist zusätzliches Wissen gefragt, damit der Prozess reibungslos funktioniert. Ein gutes Beispiel ist das Heimwerken im Haus oder Garten. Sie haben ein festdefiniertes Ziel, wissen aber nicht, wie lange Sie dafür brauchen und ob Ihre Werkzeuge dafür geeignet sind. Oftmals kommt auch noch ad-hoc fremdes Fachwissen hinzu, welches bei der Planung nicht berücksichtigt wurde. Am Ende brauchen Sie eventuell die doppelte Zeit, die Sie ursprünglich eingeplant hatten und haben dadurch größere Kosten verursacht (neues Werkzeug, fremde Dienstleistungen etc..) Ich hoffe, damit ist einigermaßen klar, wo die Unterschiede zwischen den beiden Teilbereichen des BPM liegen. Die große Frage ist jetzt natürlich: Wie optimiere ich beide Bereiche und wie sorge ich für ein zielorientiertes Ergebnis? Zusätzlich müssen Sie sich vorstellen, dass es zahlreiche Prozesse beider Teildisziplinen parallel zueinander gibt. Übertragen wir das Ganze nun auf die Geschäftswelt, stellt sich folgende Frage: Wie muss die Software-Lösung aussehen, damit mein BPM reibungslos funktioniert?
Die Lösung heißt BPM
Vielleicht sind Sie gerade auf der Suche nach einer BPM-Lösung und fragen sich, welcher Anbieter ein möglicher Partner für Ihr Unternehmen sein könnte? Bedenken Sie bei der Auswahl der zahlreichen Anbieter, dass beide Disziplinen in einer Architektur vereint sein sollten. Eine gute Lösung wäre zum Beispiel Doxis4 BPM vom Bonner IT-Dienstleister SER. Zwar heißen bei dieser Software die beiden Teilbereiche Task- und Business Process Management, aber die rudimentären Strukturen und Abläufe sind gleich. Praktischerweise ist Doxis4 BPM in die Doxis4 IECM-Suite eingebettet, was das Arbeiten mit komplexen Strukturen und Prozessen erleichtert.
Was sollte „mein“ BPM-System besitzen?
Ideal wäre ein Produkt, dass in allen Unternehmensbereichen, also von der Unternehmensentwicklung und Organisation, über die Fachabteilungen bis zur wichtigen IT-Abteilung einsetzbar ist. Zusätzlich sollte es dokumentbasierte Geschäftsprozesse – ganz gleich, ob ad-hoc oder automatisiert- selbstständig umwandeln, verwalten, optimieren und natürlich ausführen. Optimal wäre es auch, wenn alle zuvor als ad-hoc geplanten und ausgeführten Abläufe mit der Software in standardisierte Prozesse umgewandelt werden können.
Es liegt in Ihrer Hand, welches BPM-System Sie nutzen
Erinnern Sie sich noch an die eingangs gestellte Frage? Mit dem richtigen BPM-System lässt sich diese provokante Frage jetzt eindeutig beantworten. Sie erkennen sofort Schwachstellen im System und können Hindernisse auf Ihrem Weg zum wirtschaftlichen Erfolg rechtzeitig erkennen. Endlich greifen Akten, Vorgänge und Aufgaben ineinander über. Mit dem richtigen BPM-System lassen sich aus Akten sogar neue Aufgaben und Vorgänge starten. Mit einem BPM-System werden Ihre geschäftlichen Prozesse perfekt optimiert, strukturiert und ergebnisorientiert verwaltet.
BPM – darauf sollten Sie auch achten
BPM eignet sich hervorragend, um eine kontinuierliche Optimierung des Workflows zu gestalten. Achten Sie darauf, dass die ausgewählte Software beide Teildisziplinen des BPM vereint und die Arbeitsabläufe, ganz gleich ob automatisiert oder ad-hoc, prozess- und ergebnisorientiert ablaufen. Zusätzlich sollte die Software einen hohen Servicelevel besitzen und für mehr Transparenz in Geschäftsprozessen sorgen. Wenn sich dann auch noch geringe Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten ergeben, haben Sie ihr optimales BPM-System gefunden.