Wichtige Funktionen und Einsatzgebiete von Microsoft Excel
Viele Nutzer können sich einen Büroalltag ohne Excel nicht mehr vorstellen. Seine vielfältigen Funktionen und die unkomplizierte Bedienung haben das Programm aus dem Hause Microsoft zu einem der bekanntesten Businesswerkzeuge gemacht. Welche Möglichkeiten Excel bietet und in welchen Branchen es hauptsächlich zum Einsatz kommt, erläutert der folgende Beitrag.
Was ist Excel?
Microsoft Excel ist ein Computerprogramm, mit dessen Hilfe sich Tabellen, Diagramme und Grafiken erstellen lassen. Dafür stehen dem Nutzer zahlreiche vorgefertigte Funktionen, wie beispielsweise die Berechnung von Mittelwerten, die Berechnung von Abweichungen oder das Einfügen von Ausgleichsgeraden zur Verfügung. Die mit Excel erstellten Tabellen, Grafiken und Diagramme lassen sich mit wenigen Mausklicks in andere Anwenderprogramme, wie Microsoft Word einfügen oder mit Datenbanken verknüpfen. Dank bewährter Funktionen werden umfangreiche Tabellen, komplizierte Kalkulationen und lange Listen komfortabel und überschaubar. Als Diagramm lassen sich die ermittelten Daten anschließend professionell präsentieren. Unterm Strich spart Excel dem Anwender jede Menge Zeit und Nerven. Darüber hinaus trägt das Programm in großem Maß zur Fehlervermeidung bei.
In welchen Arbeitsbereichen ist Excel sinnvoll?
Im betrieblichen Einsatz verhilft Excel zu mehr Sicherheit und Effizienz. Hier einige Beispiele:
1. Personalwirtschaft
– Ermittlung des monatlichen, wöchentlichen oder täglichen Personalbedarfs
– automatische Übernahme oder automatischer Ausschluss von Namen und Ressourcen
– Kapazitätsplanung anhand des Zeitbedarfs
– korrekte und schnelle Sortierung von Personalnummern, Artikelnummern, Lieferantennummern, etc.
– Ermittlung der Produktionsauslastung
– Urlaubsplanung
2. Rechnungswesen und Buchhaltung
– korrektes Buchen von Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen
– Umwandeln von Texten in Zahlen
– Erfassen, Berechnen, Darstellen von Abschreibungen
– Auswertung von Listen mittels Matrixformeln
– Berechnung und automatische Buchung von Skonti und Rabatten
3. Produktionsplanung und Controlling
– Berechnung von Monats- und Jahresumsätzen
– Auswertung von Listen nach bestimmten Gesichtspunkten, wie Abteilungen oder Kostenstellen
– Darstellung von Projektplänen in Diagrammen
– Darstellung von Trends
– Umsatzermittlung
– Liquiditäts- und Investitionsplanungen
4. Marketing und Vertrieb
– Umsätze addieren und nach bestimmten Kriterien sortieren
– automatische Ermittlung des umsatzstärksten Produktes, des besten Außendienstmitarbeiters, der gewinnbringendsten Abteilung
– ABC-Kategorien berechnen und darstellen
– Besucher- und Umsatzzahlen grafisch ermitteln und darstellen
Auch im privaten Alltag erweist sich Excel in vielen Haushalten als Organisationstalent. Mithilfe seiner Assistenten und Formatierungshilfen lassen sich lästige Arbeiten mit Listen und Tabellen einfacher und angenehmer gestalten.
Bedienung von Excel erlernen
Erfahrungen zufolge ist es schwierig, die breit gefächerten Möglichkeiten, die Excel bietet, ausschließlich mithilfe des Handbuchs herauszufinden. Zum Erlernen der elementaren Grundlagen und Handgriffe empfiehlt es sich, eine entsprechende Excel-Schulung zu besuchen. Die Teilnehmer lernen, die Excel-Oberfläche routiniert zu bedienen. Sie bekommen ein Gespür für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und auch für die Grenzen von Excel. Verständliche Übungen vermitteln einen Überblick über elementare Funktionen, wie das Formatieren von Tabellen, das Erstellen von ansprechenden Diagrammen, das Anlegen von Arbeitsmappen oder die Nutzung von Makros.