E-Mails, Unterlagen, Post-its, Briefe und mehr. Bei diesem Wust an Nachrichten und Informationen kann es schwierig sein, den Durchblick zu halten. Es ist jedoch wichtig, dass Ordnung am Arbeitsplatz herrscht. Warum das so ist und worauf man dabei achten muss, werden wir in diesem Artikel erörtern.
Warum ist Ordnung wichtig?
Das werden sich vielleicht einige fragen. Warum sollte man überhaupt Ordnung halten? Man findet doch sowieso immer alles wieder. Wenn man aber ehrlich ist, kostet das Wiederfinden von Dateien, Dokumenten oder sonstigen Dingen viel Zeit. Und das kann zu Problemen führen, vor allem, wenn man schnell wichtige Unterlagen braucht. Um so etwas zu vermeiden, sollte man seinen Arbeitsplatz stets ordentlich halten.
Der Schreibtisch
Das Herzstück des Arbeitsplatzes ist häufig auch das Herzstück der Unordnung. Auf einem Schreibtisch können sich alte Essensreste, Dokumente, Post-its und vieles Mehr ansammeln. Da den Überblick zu behalten ist schwierig.
Als Faustregel gilt: Alles, was nicht mehr gebraucht wird, kommt an seinen vorgesehenen Platz. Schafft man ein System, in dem alles seinen festen Platz hat, eine Ablage für wichtige Dokumente, eine Sammelstelle für Briefe etc., wird sich das Chaos schlagartig minimieren.
Auch sollte man den Schreibtisch ausschließlich für die Arbeit nutzen. Essen oder alte Dosen haben nichts auf dem Schreibtisch verloren.
Der Desktop
Zum Arbeitsplatz gehört nicht nur der Schreibtisch. Auch der Desktop sollte eine gewisse Struktur besitzen und so gestaltet sein, dass Ablenkungen vermieden werden können. Man sollte versuchen, so wenige Dateien auf seinem Desktop liegen zu haben, wie möglich. Am besten schafft man sich eine Ordnerstruktur, bei dem man immer alles findet und schnell auf die Programme und Dateien zugreifen kann, welche man regelmäßig benutzt.
Der Desktop sollte außerdem regelmäßig kontrolliert werden. Werden die Dateien alle gebraucht? Was kann man verschieben oder löschen? So geht man sicher, dass auch alles dort landet, wo es hingehört.
Das E-Mail-Postfach
Auch das E-Mail-Postfach ist ein weiterer Ort, in dem man Chaos vermeiden sollte. Vor allem wer viele E-Mails bekommt, sollte dies früh in Angriff nehmen. Viele E-Mail-Dienste bieten die Möglichkeit, E-Mails in Kategorien zu unterteilen oder sie automatisch zu markieren und einem Thema zuzuordnen. Dadurch lassen sich wichtige von unwichtigen E-Mails unterscheiden und der Arbeitsablauf kann deutlich flüssiger vonstattengehen.
Unwichtige E-Mails sollten als gelesen markiert werden oder in einen entsprechenden Ordner verschoben werden. So ist sichergestellt, dass man stets alle Aufgaben im Blick hat und nichts untergeht.
Andersherum können wichtige E-Mails mit bunten Labels versehen werden oder ebenfalls in einen Ordner für wichtige Aufgaben gelegt werden. Der dadurch entstandene Fokus auf die wichtigsten Aufgaben kann den Arbeitsablauf deutlich verbessern.