Buchhaltung – welche Arten gibt es?

Freiberufler, Selbstständige, große Firmen – alle müssen ihre Buchhaltung sauber erledigen, indem sie alle wirtschaftlichen Vorgänge dokumentieren. Bevor du an die Neugründung oder Vergrößerung eines Unternehmens denkst, solltest du dich über die Grundlagen der Buchführung informieren. Welche Arten es gibt und wer dazu verpflichtet ist, liest du hier.

Warum Buchhaltung?

Buchhaltung dient in kleinen und großen Unternehmen der Gewinnermittlung. Das ist zum einen sinnvoll, damit du deine Einnahmen und Ausgaben im Blick hast. Zum anderen möchten Finanzämter genau wissen, wie hoch dein Gewinn ist, den du am Ende des Jahres versteuern musst, und außerdem, woher dieser kommt. Bist du bei der Buchhaltung nicht gründlich, ergeben sich möglicherweise Unklarheiten bei den zuständigen Ämtern. Dies kann zu Nachzahlungen führen, die in der Regel höher sind, als die tatsächlich zu zahlenden Steuern. Grundsätzlich ist in Deutschland jeder Unternehmer verpflichtet, seine Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Abhängig von deiner Tätigkeit musst du entweder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, oder doppelte Buchführung vornehmen.

Doppelte Buchführung

Diese Form der Finanzbuchhaltung, auch Doppik genannt, wird in der Privatwirtschaft sehr häufig angewendet. Zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind gemäß § 238 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 140 AO (Abgabenordnung):

• Kommanditgesellschaften (KG)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Offene Handelsgesellschaften (oHG)
• Eingetragene Kaufmänner (e.K.) bzw. Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 € und einem jährlichen Gewinn von mindestens 60.000 €.

Das Prinzip der doppelten Buchführung sieht vor, dass du Geschäftsvorfälle doppelt – also auf einem Soll- und einem Haben-Konto – verbuchst. Im Grundbuch trägst du alle Vorgänge chronologisch ein, im Hauptbuch ordnest du sie inhaltlich. In Nebenbüchern kannst du Konten des Hauptbuchs näher beschreiben. Selbst wenn du grundsätzlich nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, kann diese in manchen Fällen sinnvoll sein. Scheint dein Unternehmen schnell zu wachsen, solltest du dir grundlegende Informationen zur doppelten Buchführung gleich aneignen und umsetzen, damit du dir zu einem späteren Zeitpunkt eine Neustrukturierung deiner Bücher sparen kannst. Bei der Entscheidung solltest du die Vor- und Nachteile abwägen.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Diese einfache Buchhaltung ist weniger komplex als die Doppik und ist Personen oder Unternehmen vorbehalten, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Von einer Pflicht zur doppelten Buchführung befreit sind:

• Kleinunternehmer
• Landwirtschaftliche Betriebe
• Freiberufler
• Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz unter 600.000 € oder Gewinn unter 60.000 €

Bei einer einfachen Buchführung listest du deine Einnahmen sowie Ausgaben chronologisch auf und stellst sie einander gegenüber. Mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelst du deinen Gewinn und leitest sie an das zuständige Finanzamt weiter. Hier gilt das Zufluss- und Abflussprinzip: Beglichene Rechnungen zum Beispiel gehen nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung in die EÜR ein, sondern du erfasst sie mit dem Datum der Zahlung. Wichtig ist außerdem, dass du Belege im Original aufbewahrst. Es gilt eine Frist von 10 Jahren.

Buchhaltung – Perspektiven

Einerseits hast du die Möglichkeit, deine Buchhaltung an einen Profi abzugeben, was natürlich mit Kosten verbunden ist. Andererseits kannst du diese Arbeit auch selbst übernehmen. Da es keine Ausbildung zum Buchhalter gibt und diese Berufsbezeichnung nicht gesetzlich geschützt ist, hast du verschiedene Möglichkeiten, dich in dieser Hinsicht weiterzubilden. Eine gute Grundlage für buchhalterische Tätigkeiten bieten Studiengänge wie Betriebswirtschaftslehre oder Wirtschaftsingenieurwesen. Am besten sollten diese Schwerpunkte wie Controlling oder Rechnungswesen beinhalten. Hier kannst du dich bereits auf den Bereich deiner späteren Tätigkeit spezialisieren und bringst so schon Buchführungs-Grundwissen mit. Möchtest du tiefer in die Materie einsteigen, kannst du Zusatz-Qualifikationen, wie etwa zum staatlich geprüften Bilanzbuchhalter, absolvieren. In einem mittelständischen oder großen Unternehmen kann es außerdem sein, dass die Buchhaltung in mehreren Abteilungen erledigt wird. Du kannst dich demnach auf Finanzbuchhaltung, Lieferanten-, Kunden- oder Anlagenverwaltung bzw. auf das Rechnungswesen spezialisieren. Damit diese Zusammenarbeit organisatorisch funktioniert, ist es sinnvoll, sich im Bereich der elektronischen Datenverarbeitung weiterzubilden und eine entsprechende Buchhaltungssoftware zu etablieren.