Längst hat in den Büros von Behörden und Unternehmen moderne Technik Einzug gehalten. Was früher mühevoll per Hand erledigt wurde, schaffen heute vernetzte Computer in Bruchteilen von Sekunden. Einige bewährte traditionelle Techniken und Arbeitsmittel allerdings, wie beispielsweise Stempel, kommen jedoch weiterhin, vollkommen losgelöst von der technischen Entwicklung zum Einsatz. Warum? Weil sie erforderlich sind!
Traditionelle Stempel versus moderne Software
Ob Wirtschaft oder Verwaltung: Die meisten Schriftstücke werden heute mittels Computer erstellt. Danach werden sie entweder ausgedruckt und mit dem Vermerk: „Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist deshalb ohne Unterschrift gültig.“ oder online versendet. Das funktioniert allerdings nicht in jedem Fall. Der Gesetzgeber schreibt für manche Schriftsätze, wie Vertragsunterlagen, notarielle Schreiben oder Frachtpapiere einen bestimmten Stempelaufdruck zur Identifikation und zum Nachweis der Frist vor. Deshalb sind in beinahe allen Branchen bis heute die klassischen Stempel unentbehrliche Arbeitsgeräte.
Drei typische Beispiele:
1. Stempel zur Bearbeitung der Korrespondenz
Neben Adress- und Firmenstempeln erleichtern Datumsstempel die Arbeitsabläufe im Posteingang. Darüber hinaus sorgt der Stempelabdruck dafür, dass der Eingang der Schriftstücke abteilungsübergreifend dauerhaft nachvollziehbar bleibt und einer Überprüfung jederzeit standhält. Mit modernen, einfach handhabbaren Paginierstempeln lassen sich fortlaufende Markierungs- und Zählabläufe zuverlässig und effektiv umsetzen.
2. Stempel für Warenkontrolle, Versand oder Buchhaltung
Ob zum Quittieren des Zahlungseingangs mit dem Vermerk: „Zahlung erhalten“ oder die Bestätigung des ordnungsgemäßen Wareneingangs auf den Frachtpapieren: Trotz Trend zum Barcodescanner und damit zum „papierlosen Büro“, lassen sich in einigen Branchen Stempel kaum durch Technik ersetzen. Vermerke, wie „Geprüft“, „Storno“, „Eilt“ oder „Erledigt“ in Kombination mit Datum, Mitarbeiternummer und/oder Unterschrift sind auch heute noch, beispielsweise bei juristischen Problemen oder gerichtlichen Streitigkeiten wichtige Beweisstücke.
3. Stempel für Behörden, Steuerberater, Juristen und Notare
In manchen Berufen sind die gewissenhafte Einhaltung von Fristen und die Übermittlung standardisierter Informationen nicht nur wichtig, sondern deren Dokumentation per Stempelabdruck vom Gesetzgeber exakt vorgeschrieben. Typische Beispiele sind Siegelstempel für Notare, Poststempel, Behördenstempel oder Stempel für Wirtschaftsprüfer.
Welcher Stempel für welchen Einsatzzweck?
Für viele Büroanwendungen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, sodass sowohl klassische Holzstempel als auch moderne Stempelautomaten mit integrierten Stempelkissen genutzt werden können. Die Auswahl richtet sich in der Regel nach dem Umfang der zu stempelnden Schriftstücke bzw. nach der erforderlichen Anzahl der Stempelabdrücke pro Zeiteinheit. Moderne Automatikstempel haben den Vorteil, dass sie kein separates Stempelkissen benötigen jederzeit an jedem Ort sofort einsatzbereit sind.
Bequem und günstig lassen sich Stempel online bestellen im Shop von stempelservice.de. Sogar Ausführungen, die mehrfarbige Abdrücke liefern, sind lieferbar. Selbstverständlich bietet stempelservice.de auch Behördenstempel sowie Kanzleistempel für Rechtsanwälte, Steuerberater und Notare an, wobei die bekannteste Form das runde Farbdrucksiegel für amtliche Urkunden ist. Allerdings unterliegen diese Stempel strengen gesetzlichen Vorgaben und dürfen nur nach Vorlage der personenbezogenen Bestallungsurkunde hergestellt werden.